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2024年,如何提升工作效率?这四种方法要牢记!

2024年,如何提升工作效率?这四种方法要牢记!

9月前


作者:曹将 | ID:CJPPTAO
编辑:花花


2024 年,如何提升工作效率?

今天我们用一篇干货文章,分享一套系统性解决方案。要提升工作效率,无外乎四种方法:

 重构流程
❷ 换个工具
 一步到位
❹ 部分外包

我们以一个具体的例子来说明:

假如你要做一份产品介绍的 PPT ,那怎么提升效率呢?
重构流程


原来的流程是这样的:

❶ 查找资料。
 整理资料。
❸ 制作第一页 PPT,然后美化。
❹ 制作第二页 PPT,然后美化。
❺ ……
❻ 对 PPT 进行校稿,看有没有错别字。
❼ 整体再调整细节。
❽ 交稿。

在这个过程中,我们很容易在中途美化的时候花费大量时间,导致最后拖延进度。

比如我曾经就看到一个朋友,在美化封面的时候,试了 5 个方案,花了 1 个小时。虽然最后的封面确实惊艳,但是留给后续内容的时间就少了,于是逻辑出现漏洞,设计也变得粗糙,最终虎头蛇尾。

那我们可以怎么优化这个流程呢?

❶ 查找资料。
❷ 整理资料。
❸ 制作 PPT 初稿,只填充内容。
❹ 整体美化。
❺ 对 PPT 进行校稿,看有没有错别字。
❻ 整体再调整细节。
❼ 交稿。

这里最大的改变在于:先在 PPT 里填充内容,再进行整体美化。

这样做的好处是,在填充内容时,保证内容是完整的,结构是有逻辑的;在美化内容时,保证过程是连贯的,每一页都能得到平等的对待。

在我们的日常工作中,很多流程都可以进行优化,比如利用桌面的空间布置,优化流程:


上图是一位同事的办公桌,我们看看她的方案:

❶ 在最外的地方,放置其他同事经常要用到的文件,方便他人取阅。

❷ 在文件下方则放置一些常用的文具,比如订书机、胶水,也是便于同事使用。

这两个放置策略,直接让「他人取用或使用」的流程自动化:自己去找即可。

 普通文件,用文件盒归纳整理。( 办公)

 核心文件,藏在最靠内的位置,他人拿取困难,自己则轻松获取。(办公)

❸ 化妆盒,刚好隐蔽在文件内侧,一般人看不到。(生活)

 自己的小空间,放置各种公仔文具和贴纸。(生活)

 便利贴,注明待办事项。(办公)

 待办文件,放在左手边位置,处理完则放入右边的文件夹。(办公)

这六个放置策略,保证自己需要的内容能快速获取。

所以说,重构流程可以大到一个项目的执行步骤设计,也可以小到办公桌的重新布置,最终目的都是让操作更简单、更迅速。

换个工具



假设之前你做 PPT 用的是一台服役 10 年的电脑,工作一会就死机,于是你愤怒,然后重启,等 2 分钟,接下来再打开 PPT ,又卡在了某个界面……

类似的情况你肯定经常遇见。

比如家里的办公桌很小,放上一台笔记本电脑后,就没有空间放书。于是,当你看书后想要做读书笔记时,就要把书放在腿上,一不小心,书就掉在地上。

再比如你想要在地铁里听课程,但是耳机没有降噪功能,于是老师的声音听不清,周围的杂音反而一清二楚。

古人说:工欲善其事,必先利其器。

但我想说:工具其实是给自己的一笔投资。

 当换一台更好的电脑后,你可以省下很多时间,做更有价值的事。

❷ 当换一个更大的办公桌后,你可以更方便地在家学习,收获更多知识。

 当换一副更优质的降噪耳机后,你可以更好地在地铁里听课,充分利用碎片时间。


你的时间,比工具更值钱。

一步到位


当你好不容易做好 PPT 后,交给领导审阅。他突然问了一句:第二页的图表的数据来自哪里?


由于当时没有记录信息源,所以这时候你又不得不去网上查找,然后再反馈给领导。

但是,如果你在当初查找资料时,就有一套「一步到位」的流程,或许就不一样了:

❶ 复制网站信息
 复制网址(信息源)
 在 PPT 里备注信息源

有了这样的流程,当领导对数据提出质疑时,便可以马上给出反馈。

这就省下了时间。

「一步到位」的核心是什么?是我们在上一次做完一件事后,马上复盘,梳理出流程。

它可以是一个清单,或者一个模板。有了它,工作便有了指南,行动便保证了速度和质量。

部分外包



这个怎么说呢?

之前做 PPT 时设计是你自己做的,但是这一次直接套用模版,于是操作速度提升,美化时间大幅度减少,这就是「设计外包」

除此以外,你还可以把工作外包给 AI,比如让 AI 来帮你生成年终总结,几分钟就能搞定:


让 AI 帮你生成图片,瞬间解放你的双手:


外包的核心,就是让「专业的人做专业的事」,而自己,也做自己专业的事。


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当你感觉工作效率太低时,不妨通过这四个角度,审视一下是否有可以提升的空间:

 重构流程。写下原来的工作流程,然后思考这个过程是否有优化的地方。

 换个工具。看看用的工具是否会影响到操作,如果有影响,考虑替换。

 一步到位。做完一件事后,马上复盘,把过程总结为流程或清单,下一次,按照这个来操作,保质保量完成。

 部分外包。思考流程中有没有地方可以独立出去,然后外包给其他人或工具。

今天分享的四个方法有一个重要前提:这份工作的重点不在于「是不是我完成的」,而是「完成它」。

但是,也有一些情况,我们必须自己老老实实去经历。

比如当初刚转岗做培训管理时,虽然我可以把物料整理外包出去,但是我还是选择自己去跟。为什么?因为我必须知道培训所涉及的方方面面,这样才能让自己在管理时,能管到位。

所以,在做一件事时,我们策划这个过程,终究要回归目标:我到底希望从这件事里收获什么?

 如果是收获「完成一件事」,那就快准狠地去做。

 如果是收获「个人成长」,那多体验,这样才能让经历成为能力。

希望本文对你有所启发。
 
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来源:秋叶PPT

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