2024年，如何提升工作效率？这四种方法要牢记！

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5月前

作者：曹将 | ID：CJPPTAO

编辑：花花

2024 年，如何提升工作效率？

今天我们用一篇干货文章，分享一套系统性解决方案。要提升工作效率，无外乎四种方法：

❶ 重构流程

❷ 换个工具

❸ 一步到位

❹ 部分外包

我们以一个具体的例子来说明：

假如你要做一份产品介绍的 PPT ，那怎么提升效率呢？

重构流程

原来的流程是这样的：

❶ 查找资料。

❷ 整理资料。

❸ 制作第一页 PPT，然后美化。

❹ 制作第二页 PPT，然后美化。

❺ ……

❻ 对 PPT 进行校稿，看有没有错别字。

❼ 整体再调整细节。

❽ 交稿。

在这个过程中，我们很容易在中途美化的时候花费大量时间，导致最后拖延进度。

比如我曾经就看到一个朋友，在美化封面的时候，试了 5 个方案，花了 1 个小时。虽然最后的封面确实惊艳，但是留给后续内容的时间就少了，于是逻辑出现漏洞，设计也变得粗糙，最终虎头蛇尾。

那我们可以怎么优化这个流程呢？

❶ 查找资料。

❷ 整理资料。

❸ 制作 PPT 初稿，只填充内容。

❹ 整体美化。

❺ 对 PPT 进行校稿，看有没有错别字。

❻ 整体再调整细节。

❼ 交稿。

这里最大的改变在于：先在 PPT 里填充内容，再进行整体美化。

这样做的好处是，在填充内容时，保证内容是完整的，结构是有逻辑的；在美化内容时，保证过程是连贯的，每一页都能得到平等的对待。

在我们的日常工作中，很多流程都可以进行优化，比如利用桌面的空间布置，优化流程：

上图是一位同事的办公桌，我们看看她的方案：

❶ 在最外的地方，放置其他同事经常要用到的文件，方便他人取阅。

❷ 在文件下方则放置一些常用的文具，比如订书机、胶水，也是便于同事使用。

这两个放置策略，直接让「他人取用或使用」的流程自动化：自己去找即可。

❶ 普通文件，用文件盒归纳整理。( 办公)

❷ 核心文件，藏在最靠内的位置，他人拿取困难，自己则轻松获取。（办公）

❸ 化妆盒，刚好隐蔽在文件内侧，一般人看不到。（生活）

❹ 自己的小空间，放置各种公仔文具和贴纸。（生活）

❺ 便利贴，注明待办事项。（办公）

❻ 待办文件，放在左手边位置，处理完则放入右边的文件夹。（办公）

这六个放置策略，保证自己需要的内容能快速获取。

所以说，重构流程可以大到一个项目的执行步骤设计，也可以小到办公桌的重新布置，最终目的都是让操作更简单、更迅速。

换个工具

假设之前你做 PPT 用的是一台服役 10 年的电脑，工作一会就死机，于是你愤怒，然后重启，等 2 分钟，接下来再打开 PPT ，又卡在了某个界面……

类似的情况你肯定经常遇见。

比如家里的办公桌很小，放上一台笔记本电脑后，就没有空间放书。于是，当你看书后想要做读书笔记时，就要把书放在腿上，一不小心，书就掉在地上。

再比如你想要在地铁里听课程，但是耳机没有降噪功能，于是老师的声音听不清，周围的杂音反而一清二楚。

古人说：工欲善其事，必先利其器。

但我想说：工具其实是给自己的一笔投资。

❶ 当换一台更好的电脑后，你可以省下很多时间，做更有价值的事。

❷ 当换一个更大的办公桌后，你可以更方便地在家学习，收获更多知识。

❸ 当换一副更优质的降噪耳机后，你可以更好地在地铁里听课，充分利用碎片时间。

你的时间，比工具更值钱。

一步到位

当你好不容易做好 PPT 后，交给领导审阅。他突然问了一句：第二页的图表的数据来自哪里？

由于当时没有记录信息源，所以这时候你又不得不去网上查找，然后再反馈给领导。

但是，如果你在当初查找资料时，就有一套「一步到位」的流程，或许就不一样了：

❶ 复制网站信息

❷ 复制网址（信息源)

❸ 在 PPT 里备注信息源

有了这样的流程，当领导对数据提出质疑时，便可以马上给出反馈。

这就省下了时间。

「一步到位」的核心是什么？是我们在上一次做完一件事后，马上复盘，梳理出流程。

它可以是一个清单，或者一个模板。有了它，工作便有了指南，行动便保证了速度和质量。

部分外包

这个怎么说呢？

之前做 PPT 时设计是你自己做的，但是这一次直接套用模版，于是操作速度提升，美化时间大幅度减少，这就是「设计外包」。

除此以外，你还可以把工作外包给 AI，比如让 AI 来帮你生成年终总结，几分钟就能搞定：

让 AI 帮你生成图片，瞬间解放你的双手：

外包的核心，就是让「专业的人做专业的事」，而自己，也做自己专业的事。

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当你感觉工作效率太低时，不妨通过这四个角度，审视一下是否有可以提升的空间：

❶ 重构流程。写下原来的工作流程，然后思考这个过程是否有优化的地方。

❷ 换个工具。看看用的工具是否会影响到操作，如果有影响，考虑替换。

❸ 一步到位。做完一件事后，马上复盘，把过程总结为流程或清单，下一次，按照这个来操作，保质保量完成。

❹ 部分外包。思考流程中有没有地方可以独立出去，然后外包给其他人或工具。

今天分享的四个方法有一个重要前提：这份工作的重点不在于「是不是我完成的」，而是「完成它」。

但是，也有一些情况，我们必须自己老老实实去经历。

比如当初刚转岗做培训管理时，虽然我可以把物料整理外包出去，但是我还是选择自己去跟。为什么？因为我必须知道培训所涉及的方方面面，这样才能让自己在管理时，能管到位。

所以，在做一件事时，我们策划这个过程，终究要回归目标：我到底希望从这件事里收获什么？

❶ 如果是收获「完成一件事」，那就快准狠地去做。

❷ 如果是收获「个人成长」，那多体验，这样才能让经历成为能力。

希望本文对你有所启发。

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来源：秋叶PPT

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