协同办公：更多公司放下了自研执着

华住、海尔、万达、比亚迪、宁德时代……中国一批中大型公司近年都作出了一个相同选择：从自研的协同办公软件迁移到外采的第三方产品。其中，比亚迪现在使用企微，宁德时代、陌陌在 2022 年迁移到了钉钉，爱奇艺、华住等一批公司都逐渐迁移到了飞书。

协同办公软件的自研热潮始于 2010 年前后。当时，中国一批企业开始用数字化重塑组织协作流程，但市场上可选的第三方产品没那么多，每个企业又有个性化需求，一部分有研发实力的互联网和科技公司选择自研协同办公工具，百度有如流、华为有 WeLink，还有美团的大象、滴滴的 D-chat、京东的京 me 和快手的 Kim 等等；OPPO、vivo 等消费电子公司也选择自研办公产品。

2020 年疫情之后，这股协同办公自研潮开始变化：

一批本身就有对外意图的产品，如字节飞书、百度如流和华为 WeLink 在疫情带来的线上办公趋势中加速商业化，不过目前只剩飞书还拥有众多外部客户，获得了商业化成果。一开始就主要服务外部客户的阿里钉钉和腾讯企业微信也在疫情中快速增长。飞书、钉钉和企业微信现在是中国市场最主要的 3 个企业协作软件。

华住、宁德时代和部分中型互联网公司则开始从自研工具部分或完全迁移到第三方平台。一些头部互联网公司也正考虑外采企业协作工具。

从自研到外采，核心驱动力之一是增长方式的转变。2020 年以来，互联网、地产、消费等各行业的大中型企业都面临增长放缓，乃至盈利减少和大环境的不确定性。

据国家统计局，2023 年中国规模以上工业企业利润比上一年下降 2.3%，2022 年，全年社会消费品零售增长率为负。

以软件开发能力较强，最习惯自研内部工具的互联网行业为例，美股互联网中概股指数从 2021 年最高点下降了 82%，中国互联网行业的利润水平增长缓慢。

华住、携程等公司所在的文旅行业在 2023 年后有较强反弹，但最困难的 2020-2022 年期间， 国内旅游总消费不足 2019 年顶峰时的一半。

在经历过更多个经济周期的欧美市场，经济增长放缓期往往是公司集体改善管理方式、提升内部效率的时期，低谷之后也常常能观察到提供第三方企业服务产品公司的快速发展。如 2008 年的美国次贷危机后，为降低经营风险，美国企业开始把 CAPEX (Capital Expense，资本性支出) 变成 OPEX (Operating Expense，运营费用支出)，即买断变为订阅或者按照价值付费。

这种变化可能也正在中国市场上演。

降低综合成本，是一些企业从自研协同办公软件转向外采的主要原因之一。

某长视频平台从 2013 年起开始开发 IM（即时通讯）+OA（办公自动化）产品，同时外采了部分功能模块，如文档用了金山、邮箱系统用了微软 Outlook、知识库用了专注软件开发的 Atlassian 旗下的 Confluence。

第一年，该公司虽然只用了不到 20 人来做自研，但公司人力支出较高，光人力成本就接近 1000 万元人民币，加上服务器等支出综合成本近 2500 万元。上线后，该平台每年还需要 10 余人的运维团队，每年成本在 1000 万元上下。

千万元一年的成本，在 2014- 2019 年长视频市场快速发展时并不多。那几年，中国网络视频总用户从 4.39 亿增长至 7.59 亿，整个市场规模增长了 1000 亿元。

但前两年行业整体发展不及预期，这家公司也因此调整战略，调整之一就是缩减非主营业务的规模和开支。

最后，该公司在 2023 年上半年不再自研 IM 和 OA，采购了飞书，一年综合成本从过去的约千万年降至约数百万元。

在采购飞书标准版的同时，这家公司也用到了飞书提供的一些开箱即用的功能。一些个性化需求，经飞书评估后被认为具备通用性，飞书将它们加入了开发列表；少数飞书不支持的个性化需求，则由该平台自研然后集成到飞书里。

去年下半年，该公司的通讯、文档等协作功能，已开始全面使用飞书主模块，飞书的人力系统 People 今年下半年也将在这家长视频平台上线，代替原来的自研绩效系统和外采招聘系统。

一位曾从事第三方数字化咨询的从业者对我们总结：一般几千到上万人规模的中大型公司，如果外采有即时通讯、邮箱、文档等基础全套功能的协同办公软件，便宜的一年在 10 万元左右，贵的则在 400 万到 600 万元之间。但如果要自研一个数千人和万人可用的类似产品，则需要至少数十人的团队，且开发人员的薪资又比较高，按 60 万每年、每人的企业支出计算，一年的成本在 1500 万-2000 万元之间。“这还不包括服务器成本，以及人力等配套成本。” 他说。

与该长视频平台公司类似，宁德时代、陌陌、华住集团也纷纷在 2021 年以来从自研的平台上迁移到了钉钉、飞书等外部平台。

滴滴的 CIO 蔡晓鸥曾公开表达，外采确实让企业成本降低：“比如一个员工一年的研发成本大概是 80 万，如果选择与 SaaS 厂商合作或外包，成本有可能降低到 50 万甚至 40 万。”

除了综合成本更低，第三方产品的体验也日趋成熟，也让一些企业决定从自研切换到外采。

相比只服务自己的自研产品，第三方协同办公平台有规模优势，普遍能投入资金和人才做技术与产品研发，跟上变化的需求。

一个企业自研协同办公产品时，招募三四十人的团队已不算小投入，但飞书、钉钉、企微，仅即时通讯团队都在几百人。一位某大厂 IM 研发负责人告诉我们，他们的产品功能 “对标企微、钉钉、飞书”，但团队人数只有十分之一甚至百分之一。

在 App Store 和脉脉上，多数大厂自研产品都遭到了员工吐槽。快手的员工提到，其自研 IM 产品 Kim 没有直接入口能添加外部人员，使用者需要多操作至少 3 个步骤；拼多多的 Knock 不能把文件转发到微信或者 WPS 里；美团大象由于没有自研的视频会议工具，因此需要邀会者把会议链接单独发送给每一个人。

更强的研发能力，也让第三方协同办公平台能更及时地跟上最新技术趋势。

大模型热潮之后，钉钉在去年发布 AI 助理，最近又推出 7.6 版本，增加 AI 搜索等功能，它能基于 AI 大模型将钉钉上的碎片化工作信息整理为结构化知识网络。去年年底飞书也发布了 “飞书智能伙伴” 和相应的 AI 应用搭建平台，前者能够根据企业知识库获取信息，并且在用户的讨论、会议、创作中积累工作记忆，后者能够让没有技术背景的人也能享受到 AI 红利。

一些对数字化有追求的企业从自研的系统迁移到外部平台，正是为了追求更好的产品体验。华住集团是一个案例。

在创立华住集团前，季琦曾参与创办携程网。作为信息行业从业者，他更了解数字化能力对于传统酒店行业的重要性。成立近 20 年来，从战略到实施、从总部到门店，华住在酒店运营的基础技术和数字化上持续投入，小到早餐核销、客房打扫，大到办公平台，95% 的业务系统都由华住自己开发。

到 2020 年，华住集团在全国 400 个城市有了 7000 余家酒店，它们的数字化需求也更加迫切：一方面，自研的即时通讯等产品体验落后于市场化产品已成事实，另一方面，在业务上，华住想更进一步搭建 “数字化底座”，让数据能更好指导业务。

当时还是华住 CDO（首席数字官）的刘欣欣决定整合飞书的即时通讯、音视频会议和协作文档等功能及各类基础组件，封装成 “华通 3.0”，华住以往的各类自研业务系统也都集合到这个平台上。这既能让员工的协同办公有更好的体验，又能延续原来全自研的协同办公平台 “华通” 已建立的用户习惯，而华住 IT 团队则能聚焦于酒店业务本身。

2021 年 2 月，华住上线了华通 3.0，华住集团的 13 万员工在一个月内迁移到了 3.0 上。现在华通 3.0 支持了近 20 万华住员工的日常工作。

华通 3.0 结合了华住 IT 团队此前做的几十款业务系统，能覆盖各个场景：客人入住华店旗下酒店时，如果酒店自助入住机缺少门禁卡，相应的处理信息就会自动发送给服务人员；若入住期间恰逢会员生日，系统会在合适时机发信息给服务人员，提醒他们为会员送上一份果盘；系统会将客人离开后的房间派单给客房阿姨，完成清扫后系统接着提示店长，店长检查完成后该房间的状态会显示 “OK”，即可对外售卖。

总结而言，自研协同办公平台与成熟的第三方服务相比，更复杂且相对低效：自研平台的研发和维护需要投入大量资金，而且往往难以迅速响应市场和技术变化；第三方服务更为专业和高效，能让企业的精力更多投向主营业务。

当前经济形势下，马太效应加剧，少数头部企业赚到了更多的钱，大量企业面临年收入减少和资本市场不确定性增加的双重压力。

除了裁撤部分团队等直接的降本手段，还有一个更难但可能更长效的降本增效方式：利用新技术、新组织形式提升效率，更好地使用各类管理、协同、效率工具，让企业内的重复工作被自动化、工具化。

最近几年，飞书、钉钉、企微等，正不断尝试结合新技术与新管理方式，帮客户更长期地提升效率。比如飞书在 2021 年推出了融合了表格、数据库、看板、甘特图等多种产品形态的多维表格，这让不会代码的业务人员也能建立数据为基础，表格或仪表盘形态的业务系统，比如建立一个进度管理表或超市上货管理表等。

AI 能提升生产力是共识。腾讯文档在上半年上线了 AI 助手，能够生成多种类型文档、智能处理表格内数据等；去年下半年 WPS AI 上线，现在已经能取代第三方 PPT 模板网站、PPT 插件等，并且能在一分钟内生成 PPT。

在最近，另一家协同办公平台钉钉宣布对所有大模型厂商开放，用户可以在原本就接入的通义大模型，以及其他几个大模型中自由选择，创建 AI Agent。

包括协同办公在内，更广阔的企业管理软件行业，已经经历过经济周期。历史数据显示，在美国等更成熟的市场，经济放缓期往往能刺激企业管理软件的增长。

美国咨询公司 MattermarkData 曾研究过从 2003 年到 2015 年间，美国市值超过 1 亿美金的互联网公司分布。结果发现，2007-2009 年的金融危机期间反而是互联网公司成立的繁盛时期，这些公司中大多数是软件基础设施和开发工具的公司，比如虚拟计算平台 Nutanix、在最近几年被中国创业公司对标的开源数据库 MongoDB、如今是全球最大开源社区的 Github 和 Hadoop 生态系统中最知名的 Cloudera。

许多将彻底改变人类工作方式的工具和服务也在那段时间诞生，例如移动支付公司 Square、字节等互联网大公司用过的办公软件 Slack、云端储存产品 Dropbox 和曾是美国最大求职网站的 Glassdoor。 

据 Forrester、Gartner 等机构的数据，2008 年之后，美国企业逐渐青睐成本更低的外采软件，支持这些第三方 SaaS 工具的云计算市场也迅猛发展，全球云计算市场销售额从 2008 年的 470 亿美元增长到 2011 年的 914 亿美元，增长率达 94.47%。 

在水大鱼大的时代，SaaS 等企业管理软件、效率软件的繁荣或许存在泡沫：选择外采和自研没有太大区别，都只是一种暂时不计成本换取更快增长的尝试。

但在经营效率和聚焦主业更加迫切的今天，专业的办公软件和更多种类 SaaS 服务成为了能帮助企业节省开支、提升效率的更重要途径。

题图来源：海上钢琴师