金字塔原理：掌握高效沟通的艺术

在日常的工作、生活中，与人沟通、写作、演讲都少不了，我是一个这些方面都不擅长的人，之前遇到几个事情，因自己表达不够有逻辑性，不够体系，导致给别人留下了很差的印象。一次是中台同学和我调研独立容器在使用过程中遇到了哪些问题，看看后续如何处理，因为问题非常多，我边想边说，中间过程中部分内容说重复了，中台同学提醒了一下，我又继续说，又有说重复的，中台同学又提醒了一下，整个交流过程中大概提醒了4次，场面一度非常尴尬，丢脸丢到家了。还有几次是和老板反馈问题，我总是先描述问题，再说现在的情况，很多时候内容比较长且枯燥老板听不下去了，也没有抓住核心内容。后来发现边上很多的同学都推荐金字塔原理这本书，对提升表达能力、逻辑思考能力很有帮助，所以我阅读了这本书，并对本书的内容做一个总结。

这里举个例子，大家可能有体感一些，你帮老板约了一个重要的会议，和老板确认会议时间。

表达方式一

约翰·科林斯来电话说他不能参加下午3点会议了。哈尔·约翰逊说他不介意晚一点开会，明天开也可以，但明天10:30以前不行。唐·克利福德的秘书说，唐·克利福德明天晚些时候才能从法兰克福赶回来。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四上午11点似乎比较合适。您看行吗？



表达方式二

今天的会议可以改在星期四上午11点开吗？因为这样对科林斯和约翰逊都更方便，唐克利福德也能参加，并且本周只有这一天会议室还没有被预订。



方式二是不是能够更快让你理解和接受呢？这只是一个金字塔原理的小场景，后续我会对金字塔原理的内容做详细分析，主要包含如下几个模块。

4.演示的逻辑：介绍了将金字塔结构转化为幻灯片的技巧，可以帮助你在这类文稿中呈现具有金字塔结构的思想时，使读者或观众感受到金字塔结构。

这里举个例子🌰

假设你决定离开温暖舒适的家，出去买一份报纸。

“我想去买份报纸，你有什么要我带的东西吗？”

妻子在你走向衣架拿外衣时说：“太好了，看到电视上那么多葡萄的广告，我现在特别想吃葡萄，也许你可以再买袋牛奶。”

你从衣架上拿下外衣，妻子则走进了厨房。“我看看咱们家的土豆够不够。对了，我想起来了，咱们已经没有鸡蛋了。我看看，对，是该买一些土豆了。”

你穿上外衣向门口走去。

“再买些胡萝卜，也可以买些橘子。”

你打开房门。

“还有咸鸭蛋。”

你开始按电梯。

“苹果。”你走进电梯。“再买点儿酸奶。”

“还有吗？”

“没有了，就这些了。”

如果不重新读一遍上面的文字，现在你还能记住妻子要买的9样东西吗？大多数男人回家时可能只买了报纸和葡萄。

如果构建金字塔结构，是否你可以记住的更多。



内容总结：

5.要做到条理清晰，关键是把思想组织成金字塔结构，并在写作前用金字塔原理检查。

金字塔结构的3个基本原则：

• 结论先行：每篇文章只有一个中心思想，且应放在文章的最前面。
• 以上统下：每一层次的思想必须是对下一层次思想的总结概括。
• 归类分组：每一组中的思想必须属于同一逻辑范畴。

• 逻辑递进：每一组中的思想必须按照逻辑顺序排列。

如上所述，条理清晰的文章所表达的思想之间具有明确的逻辑关系，整体上呈金字塔结构。



大部分很难准确把握自己的思想，所以不太可能一上来就将思想组织成金字塔。

金字塔中的子结构，能够加快你梳理思想的过程：

• 主题与子主题之间的纵向关系
• 各子主题之间的横向关系

• 序言的叙述方式

纵向关系

纵向联系能够很好地吸引读者的注意力。通过纵向联系，你可以引导文章形成一种疑问—回答式的对话，使读者带着极大兴趣了解你的思路进展。为什么可以肯定读者会感兴趣？因为这种方式会推动读者按照你的思维产生纵向联系，从而能够很好地吸引读者的注意力。



横向关系

当考虑在下一结构层次上如何表述时，必须保证你的表述能回答上一个层次的表述引起的疑问，还必须保证符合逻辑。也就是说，表述必须具有明确的归纳或演绎关系，但不可既具有归纳关系，又具有演绎关系。在组织思想时，归纳和演绎是仅有的两种可能的逻辑关系。

演绎示例：

• 所有的人都会死。
• 苏格拉底是一个人。

• 因此苏格拉底会死。

通过对论述的概括，可以从一组演绎论证上升到更抽象的层次。而概括主要基于最后一个论述——因为苏格拉底是一个人，所以苏格拉底会死。

归纳性论述的形式是：

• A国坦克已抵达E国边境。
• B国坦克已抵达E国边境。

• C国坦克已抵达E国边境。

为了上升到更抽象的层次，你需要发现以上句子的共同点（即都是针对E国的战争行为），并得出一个推论。你的推论可能是“E国将遭遇坦克入侵”或类似的思想。

了解了以上知识点之后，你就可以随时从某一思想开始构建自己的金字塔结构了，并在需要时加入其他思想（向上、向下或横向）。但是，在你着手构建金字塔结构之前，还要了解一件事，即你的文章需要回答的初始问题（即读者可能提出的第一个疑问）。你可以通过讲故事式的序言（前言、引言）确定初始问题。

序言的结构

为了保证能够吸引读者的注意，你的文章必须回答读者头脑中已有的问题，或者能回答读者对周围发生的事情进行短暂思考后可能会提出的问题。文章的序言可以通过追溯问题的起源和发展来给出这一问题。

问题的起源和发展必然以叙述的形式出现，应当按照典型的叙述模式展开。序言的开头应向读者说明“背景”(situation)的时间和地点。在这一背景中应当发生了某件事情，可称为“冲突”(complication)，使读者提出（或将使读者提出）你的文章将要“回答”(answer)的“疑问”(question)。这种典型的讲故事式的呈现方式——背景、冲突、疑问、回答——能够确保在引导读者了解你的思维过程之前，读者和你“站在同一位置上”。这种形式还能保证把思想重点放在文章的最前面。这也是判断你是否以最直接的方式传递正确信息的方法。

改造前示例：

本备忘录的目的是进一步思考和讨论以下问题并征集建议：

5.董事会和执行委员会的运作可采取的各种可能方式。

改造后示例：

10月新设立的机构将获得管理该机构两个部门所有日常事务的全部权力和责任，这些权责以前由两个部门的经理负责。这一举措将使董事会从日常琐事中解脱出来，全力处理董事会独有的决策和规划等全局性事务。但是，因为董事会长期深陷于处理短期运营问题的状态，现在无法有效地将工作重心转移到长期战略发展上。因此，董事会必须考虑实现工作重心转移所需要进行的变革。具体来说，我们认为董事会应当考虑如下变革：

• 将日常运营事务交由执行委员会处理；
• 增加董事会编制，吸纳独立董事参与；

• 制定规范内部运作的政策和流程。

当你坐下来开始写作时，常会遇到这样的情形：只是大致知道要写什么，但并不清楚具体想表达什么，以及如何表达。即使你知道最终呈现的思想必定会组成金字塔结构，仍然会有不确定感。

你可以利用如上已知的这些知识，自上而下或自下而上地构建文章的金字塔结构。自上而下的方法通常比自下而上的方法更容易一些，可以首先尝试采用自上而下的方法。

自上而下法

采用自上而下法构建金字塔的步骤：

5.对受众的新疑问，重复进行疑问—回答式对话。



自下而上法

很多时候你会发现自己还没想清楚，无法构建金字塔结构的顶部。比如，有时你无法确定要讨论的主题，有时还不清楚读者头脑中的疑问，有时则无法确定读者了解什么、不了解什么。遇到这些情况时，可向下移动一个层次，从关键句层次着手。

如果你能够确定某些关键句要点，那很好，但多数情况下你可能无法确定。别着急，你可以按照以下步骤，通过“三步走”自下而上地组织你的思想。

自下而上思考：

3.得出结论。







文章的序言（前言、引言、导言）概述了读者已知的信息，并将这些信息与文章将要回答的疑问联系起来，然后作者就可以将全部精力放在回答这个疑问上。在演讲稿中，这部分内容对应的就是开场白。文章的序言通常会采用讲故事的形式，也就是说，序言应当先介绍读者熟悉的某些“背景”，说明发生的“冲突”，并由此引发读者的“疑问”，然后针对该“疑问”给出“答案”。这种讲故事的形式对于组织读者已知的信息非常有用。只要掌握了这种方法，就能迅速构思出短篇文章的整体结构。

序言应当介绍4要素：

4.给出答案(A,Answer)

如图所示，序言可以用位于金字塔顶端、文章思想结构以外的一个圆圈来表示。序言总是在向读者陈述其已知的信息，它的意义在于说明了某种“背景”，这种“背景”中发生了某种“冲突”，从而引发了某种“疑问”，而整篇文章的目的就是回答这个“疑问”。



同一组思想之间存在特定的逻辑顺序，具体的顺序取决于该组思想是演绎推理关系，还是归纳推理关系。



演绎推理

演绎推理的步骤我们先来了解一下什么是演绎推理。人们通常将演绎法解释为三段论，即由一个大前提和一个小前提推导出一个结论的论述形式。但是，用这样的术语解释写作中的演绎推理过程反而容易使人迷惑，因此，我们在此暂不使用三段论的术语。

演绎推理的过程可以概括为以下3步：

• 阐述世界上已存在的某种情况。
• 阐述世界上同时存在的相关情况。如果第二则表述是针对的是第一则表述的主语或谓语，那么就说明这两则表述是相关的。

• 说明这两种情况同时存在时隐含的意义。

演绎推理也可以呈现为以下3步：

• 出现的问题或存在的现象。
• 产生问题的根源、原因。

• 解决问题的方案。

归纳推理

归纳推理比演绎推理难得多，因为归纳推理需要更多地运用创造性思维。进行归纳推理时，大脑首先要发现若干事物（思想、事件、事实）的共性，然后将其归结到一起，加以说明。

在进行归纳推理时，最重要的是找到一个能够概括该组所有思想的名词。这个词必须是一个单一名词，原因是：首先，所有表示一类事物的词都是名词；其次，该组思想中必定有两个以上（含两个）同类思想。



当你对文章结构的思考已深入到关键句层次的下一个层次时，就可以开始写作了。更低层次的思想不需要在构思阶段完成，在实际写作过程中完成即可。写完整篇文章后，还需要仔细检查一下全文结构，你可能会发现自己犯了以下两种常见错误：

• 仅仅因为可以用同一个名词概括就将关联性很弱的思想列在了一起（如“10个步骤”或“5个问题”等），实际上它们之间并不存在逻辑关系。

• 在金字塔结构顶端，表达中心思想的句子“缺乏思想性”（如“该公司存在5个问题”），而非富有启发性的观点。

举个例子：

下面有两种方法列举某公司存在的问题。

原文：

客户对销售报告和库存报告不满意。

8.客户希望减少手工计算。

修改后：

销售系统和库存系统生成的月度报告存在问题。

3.生成报告的时间太晚，无法采取有效措施。

想一想，如果采用第一种方法，管理者们要多花多少时间，才能找出解决问题的措施？

如何才能从原文罗列的信息，整理出修改后列出的结论呢？本篇将讨论有关的实用技巧。

也就是从逻辑框架&逻辑顺序（见「应用逻辑顺序」）到归纳跃进(inductive leap)（见「概括各组思想」）两个主要步骤。

金字塔原理的第二条规则是列入同一组中的所有思想必须具有某种逻辑顺序。这条规则可以确保你列入同一组中的思想确实属于这一组，还可以防止遗漏。也就是说你已经将一些思想归集在一起，并用“步骤”之类的名词描述它们的共性，接下来你还必须将这些思想按照第一、第二、第三的顺序排列，否则就不能确定这些思想确实属于同一过程，也不能保证这些思想是该过程的全部。

时间顺序

时间顺序可能是最容易理解的一种逻辑顺序，因为在对思想进行分组时，这种顺序最常用。在按照时间顺序组织的一组思想中，要按照行动的顺序（第一步、第二步、第三步……），依次表述达到某一结果必须采取的行动。该组中的思想可以是实际的行动步骤或关于行动的想法（比如建议、目标等），也可以是大脑中潜在的思维过程得出的结论。在这两种情况下，都有可能出现逻辑不清的现象：前一种情况是由于人们在罗列思想时难以区分原因和结果；后一种情况是由于人们没有意识到自己的思考采用了某一过程，这正是他的思维基础。

在按照时间顺序组织的思想组中，主题句是要达到的结果，表述思想的顺序与采取行动的顺序（第一步、第二步、第三步）一致。

结构顺序

什么是结构顺序？结构顺序就是当你使用示意图、地图、图画或照片想象某事物时的顺序。你想象的“某事物”既可以是真实的，也可以是概念性的；既可以是一个物体，也可以是一个过程。但是，这个“某事物”必须被合理地划分成不同的部分。

• 各部分之间相互独立(mutually exclusive)，没有重叠，具有排他性。

• 所有部分完全穷尽(collectively exhaustive)，没有遗漏。

程度顺序

指明每组中的项目（思想、观点、问题等）具有共同特性，确保将所有具有该特性的项目列入一组。在每组中，根据各个问题具有该特性的程度高低排序——该特性表现最鲜明的问题排在第一位，即先强后弱，先重要后次要。

1、总结句避免使用“缺乏思想”的句子

“缺乏思想”的句子对读者而言枯燥无味，难以持续吸引读者的注意力，不能引导读者继续往下读，读者可能根本无法了解你想表达的思想。

避免使用“缺乏思想”的句子还有更重要的理由，这种句子会掩盖思考不完整的事实，使你错失进行有逻辑性和创造性思考的绝好机会。对一组思想进行严谨的提炼、概括、总结，可以促使你深入思考。

那么思想如何准确地表达出来？一般表达方式可以是行动性语句，即告诉读者做什么事；也可以是描述性语句，即告诉读者关于某些事的情况。这里需要注意两点：

• 概括行动性思想（介绍采取的行动、行为、步骤、流程）时，应说明采取行动后的“结果”（效果、达到的目标）。

• 概括描述性思想（介绍背景、信息）时，应说明这些思想所具有的“共同点的含义”（共同点的意义）。

2、说明采取行动的结果/目标

采取行动总是要达到某种目的，因此，对一系列行动的概括必定是实施这些行动所产生的结果。一组相互独立、完全穷尽的行动性思想加上其产生的结果，就形成了一个独特的封闭体系。也就是说，如果某人采取了一系列具体行动，肯定会产生此前已经说明的特定结果。由很多行动组成的一套流程，可能包括一系列不同层次的独特封闭体系。



问题在于，任何一组行动性思想除了共同导致特定结果外，没有任何明显关联。换句话说，虽然某些行动性思想可能分属不同层次上的原因或结果，但是所有行动性语句看起来都很相似，都可以用“你应该……”或“我们将……”之类的词开头，然后连接一个动词。因此，你无法从几个独立的句子中看出行动性思想之间的联系，而必须根据你希望达到的结果进行判断。

有一些技巧能够帮助你理顺思路、轻松表达：

• 在将各项行动（步骤、流程等）联系起来之前，先用明确的语句描述各项行动（步骤、流程等）。
• 找出明显的因果关系组合，尽量将每一组中的行动、步骤控制在5个以下。

• 直接从这些行动、步骤、流程来总结、概括行动的结果及目标。

1）总结句要用明确的语言概括

我们必须非常明确地指出期望这组行动实现的结果或达到的目标，明确到好像最终结果就握在你的手中。例如，你不能含糊地说，“我做这3件事是为了提高利润”，因为提高10%和2%都可以算是提高，但是为此采取的措施肯定是不同的。

为了使读者理解得更清楚，也为了便于检查自己的思路，你可以这样表达：

“我做这3件事是为了在明年1月15日之前将利润提高10%。”明确的措辞有助于判断你列举的措施是否确实能够实现该结果。

当然，你想要达到的结果不一定总是可以用数字表达的目标，但是必定有某种明确的方式可以判断是否实现了目标。一种可行的方法是在头脑中想象一个真实的人采取了一系列行动，你可以预见他将会取得的结果，然后根据结果修改行动性思想的措辞。

2）区分行动、步骤的层次

如果你希望读者在采取一项行动之前，需提前做另一项行动，那么二者就属于同一个层次；如果你希望读者采取某项行动，而它会引出另一项行动，那么前一项行动就比后一项行动要低一个层次。

3）直接概括行动的结果

1.该组行动、步骤之间必须相互独立不重叠、完全穷尽无遗漏。

2.总结概括性语句必须说明各项行动、步骤导致的直接结果，且措辞必须明确、具体。

3.先用明确的语句表述各项行动、步骤、流程等，然后区分不同的抽象层次，再从各行动、步骤、流程等总结概括出行动的结果。

3、找出各结论之间的共性

我们在前面提到过，文章中表达的思想或者是行动性思想，或者是描述性思想，这些思想或者是要告诉读者做某事，或者是要告诉读者关于某事的情况。描述性思想通常可以用“原因”“问题”或“结论”之类的单一名词表示。对此类思想进行分类的基础是这些思想具有的某种共性。

• 找出将这些思想联系在一起的结构上的共性。
• 寻找这些思想间更密切的联系。

• 完成归纳跃进，概括出主题思想。

找出结构上的共性

如果一组句子的主语完全相同，那我们就要找出谓语之间的共性；

如果谓语的动作或对象完全相同，我们就要找出主语之间的共性；

如果主语和谓语都不相同，我们就要找出句子隐含的思想之间的共性。

要记住，如果你无法在一组被列为“问题”“原因”或“结论”的思想中找出明确的逻辑关系，就像上面这个例子一样，那么这一组思想必定存在问题，你必须重新思考。

寻找更密切的联系

先确认概括性思想，确定了概括性思想之后，你就可以应用逻辑顺序的概念，检查该信息系统是否还有什么问题被作者遗漏了。

找到适当的概括性语句的主要价值，是可以帮助作者发现自己的真实思想。概括性语句还可以提前把作者的思路告诉读者，使读者做好准备，以便更快地理解作者的思想，更信任作者的思路。如果你在说明问题时没有遗漏，读者也不太可能质疑你的推论。总之，恰当的概括性语句能够让文章读起来更有趣。

进行归纳跃进

每当对一系列思想进行分组时，都要问自己一个问题：为什么我只列出这些思想，而没有列出其他思想？答案应当是：

• 只有这些思想具备某种共性，并通过这种共性相互关联。

— 在这种情况下，概括性思想应当是该组思想的共性所隐含的意义。

• 这些思想都是为实现某一结果而必须同时采取的行动。

— 在这种情况下，概括性思想应当揭示采取以上行动后的直接结果。

如果按照这种方法，强迫自己认真思考和检查每一组思想，那么你向读者表达的思想将会非常清晰、明确、具体，而且还有可能发现一些在此之前没有想到的有意义的思想。

对于比较长的文章，比如研究报告和PPT演示文稿（通常用来给出解决问题的方案），或者项目计划书和咨询建议（通常用来说明如何解决问题），写作过程可能就不会那么顺利了。也许会花很长时间收集资料，也许会涉及好几位作者，也许不得不延长几天（甚至几星期）。你会发现自己被淹没在大量需要分类和考虑的事实、数据、信息和想法中，却无法决定哪些是你希望与人交流的。

这时，序言的作用就是界定问题，金字塔结构则用来说明通过分析问题和寻找解决方案得出的步骤或理由（有时是演绎推理的结果）。这之后还需要经过长时间的思考，才能得出可供交流的思想。以下是一个理想的流程示意：



判断问题是否存在，通常要看经过努力得到的结果（现状），与希望得到的结果（目标）之间是否存在差距。由特定背景导致的特定结果称为非期望结果（R1,Undesired Result，即现状）。“问题”是指你不喜欢某一结果（比如销售额下降），想得到其他结果（比如销售额增长），也就是期望结果（R2,Desired Result，即目标）。解决方案则是指如何将现状R1转化为目标R2，如图所示：



需要确定4个要素后才能界定问题，并由此寻找解决方案。这4个要素分别是：

• 切入点/序幕
• 困扰/困惑
• 现状（R1，非期望结果）

• 目标（R2，期望结果）

切入点/序幕

请你设想一下，自己正静静地坐在一个黑暗的剧场里。大幕缓缓拉开，舞台布景呈现的是某一特定时刻、特定地点，这就是问题的切入点或序幕。某一事件的发生使剧情得以展开，这就是困扰/困惑。

困扰/困惑

某些事件的发生影响了结构或流程的正常运行。困扰/困惑是指现在发生、即将发生或未来会发生的事件，它对序幕中介绍的相对稳定的背景构成了威胁，并因此引发了非期望结果（现状，R1）。在前面的例子中，新技术的出现就是困扰/困惑。

困扰/困惑产生的原因有：

外部原因：结构或流程所在环境以外的地方发生变化，如出现新的竞争对手、改用新技术、政府或消费政策发生变化等。

内部原因：公司内部的变化，如增加业务流程、采用新的计算机系统、进军新市场、调整产品线等。近期认识到的其他原因：自己认识到或有证据表明肯定或可能发生的变化，如产品/流程的效能落后、运营水平低于平均水平、市场研究显示消费者态度可能发生改变等。

现状，非期望结果(R1)

R1是指读者需要设法解决或有可能面临的问题，或者是有可能抓住的机会。这通常是由困扰/困惑（有外部原因、内部原因，以及近期认识到的其他原因）引起的。

目标，期望结果(R2)

读者希望现有的结构或流程能产生期望结果，而不是非期望结果。（如果R1是机会，则希望利用它。）只有尽可能具体地描述R2，才能判断你是否能取得期望结果。如果对期望结果没有全面准确的描述，就很难在思考过程中选择解决方案。

分析问题的标准流程是：

收集信息→描述发现→得出结论→提出方案

这种方式的问题，收集了大量无用资料，成本非常高，如下介绍更加高效的方式。

从信息资料入手

在收集资料之前对问题进行结构化分析

• 提出各种假设。
• 设计一项或几项重要的实验，根据结果排除一个或多个假设。
• 通过实验得出明确结论。

• 采取相应的补救措施。

换句话说，就是强迫自己思考产生问题的各种可能原因（这种技巧叫作外展推理），之后的重点就是收集资料，以证明这些原因成立或不成立。只有假设自己已经找到产生问题的原因，才能更好地提出创造性地解决问题的方案。

你可能会问，又不能凭空捏造，应该如何找出产生问题的可能原因呢？当然不能凭空捏造，你必须认真研究问题所在领域的结构，即界定问题框架中的序幕或切入点。为了深入了解，你还需要采用合适的诊断框架。

设计诊断框架

借助诊断框架设想客户产生问题的领域的状况，你会发现分析过程应该关注的要素或活动。举个简单的例子，比如，你头痛但不知道原因，所以无法医治。你首先应该设想一下造成头痛的可能原因，如图9-1所示。

采用“相互独立，完全穷尽”的分类方法，可以得出头痛的原因要么是身体上的，要么是精神上的。身体原因要么来自外部，要么来自内部。如果是外部原因，可能是撞伤、过敏或是对天气的反应，等等。

逐项展开后，就可以按排除的难易程度对所有可能的原因进行筛选了。如果头痛是天气原因造成，就没有必要检查是否得了脑瘤。



结构化分析方法只有3种：呈现有形的结构、寻找因果关系和归类分组。为了找出产生问题的原因，可以用其中的一种或几种方法建立诊断框架。

呈现有形的结构

任何一家企业或一个行业的具体领域都有清晰的结构，包括由不同单元组成的系统，以承担特定功能。画出现状或理想状况的系统示意图，能帮你确定是否有问题，并找到和分析问题产生的原因。





寻找因果关系

诊断问题的第二种方法是寻找具有因果关系的要素、行为或任务，经过分析得出最终诊断结果。



对引发问题的可能原因进行分类

诊断问题的第三种方法是把所有可能的原因按相似性分类，这样做有一个前提，即预先分类有助于综合分析各种事实。





运用逻辑树可以得出解决问题的各种方案。回想一下，我们在前文提到序列分析法包括以下步骤：

5.我们应该做什么？

在步骤2和步骤3，可以使用具体的流程图和因果结构，展示公司的经营要素、作业或任务如何相互联系构成一个系统，建立“背景”模型。在步骤4和步骤5，运用逻辑树得出可能的解决方案，以及实施这些方案对公司可能产生的影响。

寻找解决方案

为了确定客户应如何削减直接人工成本、合理决策，咨询顾问运用了逻辑树来分析问题，根据“相互独立，完全穷尽”的原则，对各种可能性做了系统的逻辑细分。



同样，还可以运用逻辑树对战略性机会进行展开分析。



采取何种演示形式，取决于内容的长短和受众人数。

• 如果信息简短，而且只针对一个或几个人，可以采取书面备忘录或报告的形式，直接发给对方，让其自行阅读。
• 如果信息简短但针对很多人，你也许会采用“要点备忘录”或“视觉资料文件”的形式，以便大家可以坐在一起讨论。

• 如果信息较长且针对很多人，你可能会采用幻灯片的形式，用投影仪或电脑放映。

在纸面上或屏幕上展示你的思想时，无论采取何种形式，在视觉上都要确保能加强组成金字塔的思想之间的逻辑性和关联性。读者或观众总是先看到逻辑关系的存在，然后才能理解它。因此，你要用读者的眼睛看到的来强化他们的头脑接收到的。

突出显示文章的结构

多级标题法

运用多级标题法时有几个基本规则：不同层次的思想（观点、论点、论据、建议）要用不同的格式加以区分；层次越低的思想在版式上行首宿进越多；同一层次的思想应采用同一种格式。

使用标题时应注意以下几点。

6.不要滥用标题。

下划线法

3.必须把论点限制在演绎推理和归纳推理的框架内。

数字编号法

数字编号法方便定位查找特定内容，但最好和多级标题法配合使用。多级标题的优点是可以帮助读者迅速找到思想的要点。如果读者在若干天后需要重读文章，多级标题更有助于读者回忆起文章内容。

行首缩进法

一般情况下，当你采用行首缩进法划分思想（观点、建议、论点）时，需要记住一条重要规则——要用相同的句型表达观点。这样做不仅能简化用词，使你的思想易于理解，还能帮助你检查是否说清楚了自己想说的内容。

项目符号法



上下文之间要有过渡

写完序言后，就进入了文章的正文部分。这时需要写一段简短的文字，介绍每一个关键句要点。在一些篇幅较长的文章中，也应该在每一组主要思想观点开始或结束的地方稍作铺垫，让读者知道已经论述的和下一步计划论述的内容，同时保证论点与论点之间的连接顺畅、不生硬。

讲故事

把读者带入关键句要点的一种好方法是按照“背景—冲突—疑问”的模式来讲故事，自然而然地引出作为故事答案的关键句要点。

标杆比对

首先介绍标杆比对。比如，你在管理一家银行，已经实行了非常有效的全面质量管理，假设你的贷款申请时间已经从2天减少到2小时。你可能认为这么大的降幅足以确保竞争优势。遗憾的是，不与竞争对手做比较，就无法知道事实是否如此。因此，正式的标杆比对是必不可少的。

行为管理

你已经通过了正式的标杆比对评估，结果表明你的企业是全行业最好的，其他所有人都在比照你衡量他们自己。现在，你当然有权为你的公司感到骄傲。事实上你也可以这么做，条件是你从提供产品和服务中得到的实际收入足以弥补提供它们的实际成本。要决定什么是你最擅长又最值得做的，唯一的方法就是按行动而不是按作用分析这些成本。在这里，行为管理就会发挥作用。

承上启下

承上启下的方法很简单，从金字塔结构的前一部分中挑选一个词、一个短语或一个主要思想，把它用在下一部分的起始句中即可。对于段落之间过渡的方法，你应该也不陌生。

总结各部分内容

如果一个章节特别长或特别复杂，你会希望停下来做一个完整的总结，然后再继续往下写。

得出完整结论

从理论上说，如果你是按照金字塔原理写序言和构思文章正文的，就没必要再写总结性的文字，因为你已经在文章开头清楚地点明了读者头脑中的疑问，并以无懈可击的逻辑结构给出了完整的回答。

说明下一步已经行动

一个简单实用的原则就是，写不好还不如不写。但是，如果你希望读者在不久的将来采取行动，那么总结段落就是非常必要的。

设计PPT演示文稿时必须了解和掌握的最基本规则：

• 文字幻灯片应只包含最重要的、经过恰当分组和总结的思想（观点、论据、建议等），叙述时应尽量简洁。
• 整个PPT演示文稿应图文并茂，配合使用各种图表（图、表或示意图）。

• PPT演示文稿应呈现经过深思熟虑的故事梗概和脚本。

你在演示中会用到两类幻灯片——文字和图表（图、表或示意图），理想的比例是图表占90%，文字占10%，它们相辅相成、互为补充，共同发挥作用：

3.阐明单用文字难以说清楚的数据、关系（图表）。

设计文字幻灯片

清楚你要说的内容

好的文字幻灯片总是尽可能直接简单地传递信息，不会把文字（或幻灯片）浪费在那些可以口头表达的转折性或介绍性语言上。当然，这就意味着，对没有参加现场演示的人来说，看幻灯片，不如看演讲稿那么清楚易懂。

清楚了解你要演示的内容

1.每次只演示和说明一个论点。

除非你想先列出摘要或列表中的一组论点，其他论点在接下来的幻灯片中再完全展开。

2.论点应使用完整的陈述句，而不是类似标题的语言。

你可以用一两个词或一个简短的陈述句提出观点。例如，“销售前景”和“看好销售前景”。显然后一种说法表达得更清楚，不会让听众误解。

3.文字应尽量简短。

每张幻灯片最好不要超过6行或约30个单词。如果一张幻灯片不足以说清楚一个观点，可以使用多张幻灯片。

4.使用简单的词语和数字。一长串单词、技术术语或者复杂的词组会分散听众的注意力。数字也是越简单越好，490万美元就比4876987美元更容易让人记住。

5.字号应足够大。

32是个非常有用的数字。用坐得最远的一位观众到屏幕的距离（英尺）除以32，得到的就是可以看清楚的最小字号（英寸）。所以，如果从16英尺3远的地方看屏幕，屏幕上的字号至少应设置为1/2英寸(16÷32=0.5)。同样的道理，如果已知屏幕显示文字的字号（英寸），用它乘以32，就得到了可以看清楚屏幕上文字的最远距离。

6.注意幻灯片的趣味性。

趣味性取决于构图、字号的选择和颜色的运用。基恩先生最有意思的方法之一是“让幻灯片动起来”。幻灯片外观雷同，堆放在一起难免令人感到乏味，但如果把文字幻灯片看成是文字的展示，就能通过呈现思想之间的相互关系制作出更加美观、赏心悦目的幻灯片。



7.逐级展开，提高趣味性。

提高趣味性和降低复杂性的另一种方法是让幻灯片的各个部分逐一显示，这样可以一边演示一边解释，整张幻灯片不至于显得主次不分。

设计图表幻灯片

文字幻灯片使用的是我们最熟悉的交流工具——文字，但图表幻灯片（简图、曲线图、表格和示意图）用的是不同的交流手段——视觉关系，可以用来呈现大量的数据和单凭文字没办法传达的复杂关系。

图表幻灯片通常用会饼状图、条形图、柱状图、曲线图或散点图，表示某一结构或流程的组成部分或形象地展示数据。用图表回答的问题一般分为5类，如图11-5至图11-9所示。

• 有哪些组成部分？



• 数量之间如何比较？

—随时间的变化？



• 有何变化/如何变化？



• 各项如何分布？



• 各项之间的相关性？



制作图表幻灯片的诀窍：首先，确定你想要用图表回答的问题，把答案作为图表的标题，然后选择最适合表现论点的图表样式。

图表的标题一定要直接传递信息，要么用一个完整的句子，要么用一个含有动词的短语，这样，才能保证图表给观众的视觉印象和所要传达的信息一致。比如，“各地区利润份额”所包含的信息，要比“西部地区约占利润的一半”少得多。

故事梗概

了解了文字幻灯片和图表幻灯片的要求后，就可以开始制作PPT演示文稿了。将金字塔结构转化为PPT演示文稿，我通常会遵循下面的步骤：

文章不仅应该能清楚地表达你的思想观点，而且要让读者在接受文章观点的过程中感到愉悦，有一种方式就是有意识地让那些当初用来得出思想观点的图像可视化。

1.画脑图（在大脑中画图像），阅读文字内容时，在大脑里构建图片，通过图片是否慢慢完整和清晰来判断文字内容的完整性和合理性。

2.把图像转化成文字。头脑里有了清晰的图像后，就能立刻把它转换成清楚的句子，读者也能马上理解，并在记忆中以图像的形式储存信息。

本文总结了书中的重点内容，力求把每一章节的内容都说清楚给到读者，也为了让自己能够对本书的内容有更加深刻的理解。本书让我收获巨大，切切实实的学习到了很多方式方法（如何表达、如何思考、如何解决问题更加全面？如何演示等等），并且一些是可以在日常的工作、生活中运用的方式方法，可以让自己的口头表达、写作、处理问题能力均有较大提升。感兴趣的同学建议多读几遍原书，会有更加深刻的理解。