用好“清单思维”, “汇报沟通”就搞定了 | 商业分析家Suri
新年刚过第一周,和一位朋友聊天,他就和我分享了一次失败的汇报经历。他组织了一次重要的经营汇报会议,结果中间出了好几次纰漏。
一位重要的成员忘记了拉进会议群,忘记给这位成员发会邀。
新上任的老板对数字特别敏感,他现场质疑了一个数据,要求朋友现场测算数据。结果这位朋友准备的Excel表都是死表,他现场重新写公式和调试,在众目睽睽之下,出了好几次错,场面极其尴尬。
汇报结束后,老板提问了一个问题,因为朋友没有提前准备这个问题,导致回答得不是很好。
我听了之后,深深体会到打工人的不易。一个项目,立项成功了,项目做完了,分析报告写完了,就差最后临门一脚了,却因为没有汇报好,功败垂成。就算前期的工作做得再出色,恐怕也难以挽回颓势。
同时,这件事也给我一个启示,当我们做一件事情的次数超过3次时,一定要想办法把这件事给流程化或标准化。这跟生产制造流程化一个道理,标准流程化能提高效率,提升品质,降低失误和成本。
汇报、沟通、开会之类的工作,大部分人觉得是很艺术化的事情,认为很难总结出套路和标准来。
在我看来,这些事情涉及到的人员、事项、环节非常繁多,恰恰是需要标准化的。而“清单思维”就是一副良药,用一张流程图和六张清单,就可以将琐碎事项“化零为整”,思路清晰、井然有序地搞定每一次汇报和沟通。
汇报流程图和六张清单
从整体看,汇报沟通分为三个大流程六个小环节。
1. 汇报前:要确认参会人员、确定会议时长、准备汇报材料,此时最重要的事情就是做到万事俱备。
2. 正式汇报:包含现场汇报和提问答疑两个环节,此时最重要的就是做到胸中有丘壑,灵活应答疑。
3. 汇报后:老板会安排相关的后续工作,此时,最重要的就是及时跟进To do,确保后续事情能够执行。
每个环节,要准备和关注的事项非常多,用六张清单就可以避免遗漏掉重要事项,避免忽略掉关键要素,避免出错和疏忽,降低失误率,提升汇报成功率。
汇报前,3张清单做好准备
居安思危,方可安享未来。早有准备,方能应对不时之需。做任何事都要有万全的准备,汇报更是如此。汇报前,我们需要准备三个清单。
主讲资料是你用来展示和汇报的东西,可能是PPT、文档、Excel、Word,在字节、快手等互联网公司通常都使用在线文档汇报,方便共享、编辑和评论。 辅助资料包括数据底表、数据模型、以及各种Fact book等,主要用于应对汇报当中的提问、质疑和问题的深入讨论。在大的互联网公司,我们常以链接的形式将辅助资料附在主讲资料的相关部分。
现场汇报时,两张清单提升自信
3. 汇报内容和汇报次序清单
我们在汇报一个项目和任务的时候,汇报的内容通常包含项目背景、项目目的、项目核心分析结论、分析方法、具体分析过程、项目建议和解决方案这几个模块。但是在和不同的人汇报时,每个模块的汇报次序也是不一样的。
首先,汇报分析的背景,这时一定要简短介绍,1到2分钟即可。
接着,要汇报分析的目的,一句话说明分析的目的是什么。
然后,汇报核心分析结论。
汇报完核心结论之后,很可能有两种结果。第一种是结论在老板们的预期之内,这种结论就很乐观了。接下来我们就不用汇报方法和具体过程了,直接汇报建议和解决方案就可以了。
第二种是结论不在老板的预期之内。这时候就要详细解释得出这样结论的原因、具体分析过程和分析方法了。
最后,汇报建议和解决方案。
首先,汇报工作进度。 接着,汇报核心分析结论。分析背景和目标直属上司基本都知道,不需要过多的说明。 之后,汇报分析方法和具体分析过程。 最后,汇报解决方案和建议。
首先,直接汇报核心分析结论。分析背景和目的在立项的时候已经明确,这里不需要再去过多阐述。 之后,汇报分析方法。 接着,汇报具体分析过程。 最后,汇报建议和解决方案。
5. 现场汇报注意事项清单
汇报后,一张清单跟进Todo
汇报之后,老板会对你的汇报做一些点评,会对汇报中涉及的内容进行后续的安排。这时候我们一定要落实好这些To do事项。
6. 会议To do清单
而要落实好,一定要有一个清单或List。清单中应该包含什么?主要包括Todo的事项、事项的负责人、每个人负责的具体内容、交付结果、以及交付周期。
有了清单之后,我们需要把这个清单发送给所有参会人员,并在群里@相关负责人告知其后续需要跟进的事项。
这样,相关人员就知道如何去跟进和处理之后的事情,整个项目就能够顺畅地执行下去,形成闭环了。之后如果出现相关问题,也能够找到相关的责任人。
*文章为作者独立观点,仅供参考。
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