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用好“清单思维”, “汇报沟通”就搞定了 | 商业分析家Suri

用好“清单思维”, “汇报沟通”就搞定了 | 商业分析家Suri

10月前



新年刚过第一周,和一位朋友聊天,他就和我分享了一次失败的汇报经历。他组织了一次重要的经营汇报会议,结果中间出了好几次纰漏。

  • 一位重要的成员忘记了拉进会议群,忘记给这位成员发会邀。

  • 新上任的老板对数字特别敏感,他现场质疑了一个数据,要求朋友现场测算数据。结果这位朋友准备的Excel表都是死表,他现场重新写公式和调试,在众目睽睽之下,出了好几次错,场面极其尴尬。

  • 汇报结束后,老板提问了一个问题,因为朋友没有提前准备这个问题,导致回答得不是很好。

我听了之后,深深体会到打工人的不易。一个项目,立项成功了,项目做完了,分析报告写完了,就差最后临门一脚了,却因为没有汇报好,功败垂成。就算前期的工作做得再出色,恐怕也难以挽回颓势。

同时,这件事也给我一个启示,当我们做一件事情的次数超过3次时,一定要想办法把这件事给流程化或标准化。这跟生产制造流程化一个道理,标准流程化能提高效率,提升品质,降低失误和成本。

汇报、沟通、开会之类的工作,大部分人觉得是很艺术化的事情,认为很难总结出套路和标准来。

在我看来,这些事情涉及到的人员、事项、环节非常繁多,恰恰是需要标准化的。而清单思维”就是一副良药,用一张流程图和六张清单,就可以将琐碎事项“化零为整”,思路清晰、井然有序地搞定每一次汇报和沟通。

汇报流程图和六张清单

从整体看,汇报沟通分为三个大流程六个小环节。

1. 汇报前:要确认参会人员、确定会议时长、准备汇报材料,此时最重要的事情就是做到万事俱备。

2. 正式汇报:包含现场汇报和提问答疑两个环节,此时最重要的就是做到胸中有丘壑,灵活应答疑。

3. 汇报后:老板会安排相关的后续工作,此时,最重要的就是及时跟进To do,确保后续事情能够执行。

每个环节,要准备和关注的事项非常多,用六张清单就可以避免遗漏掉重要事项,避免忽略掉关键要素,避免出错和疏忽,降低失误率,提升汇报成功率。

汇报前,3张清单做好准备


居安思危,方可安享未来。早有准备,方能应对不时之需。
做任何事都要有万全的准备,汇报更是如此。汇报前,我们需要准备三个清单。
1. 准备参会人员信息清单
这个清单主要用来熟悉会议是什么档次的会议,主要参与人是谁,他们在公司担任什么职务,负责什么业务,关注点是什么,有什么样的业务风格。在大的互联网公司,通过lark、kim等沟通软件,就可以查询到参会人的相关信息。但是参会人的风格和关注点等信息并不容易获得,这需要我们在平常的会议和接触中,做有心人,多观察,多记录,多积累。
该清单主要有两个作用:一是用于准备汇报的内容和次序、每个内容的汇报时长,以及汇报时使用的话术。二是用于准备汇报中可能被提问到的问题。
2. 会议资料清单
这个清单主要用来帮助你进行汇报、演讲和沟通,分为主讲资料和辅助资料。
  • 主讲资料是你用来展示和汇报的东西,可能是PPT、文档、Excel、Word,在字节、快手等互联网公司通常都使用在线文档汇报,方便共享、编辑和评论。
  • 辅助资料包括数据底表、数据模型、以及各种Fact book等,主要用于应对汇报当中的提问、质疑和问题的深入讨论。在大的互联网公司,我们常以链接的形式将辅助资料附在主讲资料的相关部分。
3. Q&A问题准备清单
该清单主要是预估参会人员会提问哪些问题,以及提前思考该如何回答这些问题。

现场汇报时,两张清单提升自信

3. 汇报内容和汇报次序清单

我们在汇报一个项目和任务的时候,汇报的内容通常包含项目背景、项目目的、项目核心分析结论、分析方法、具体分析过程、项目建议和解决方案这几个模块。但是在和不同的人汇报时,每个模块的汇报次序也是不一样的。

(1)如果汇报对象是管理决策层

首先,汇报分析的背景,这时一定要简短介绍,1到2分钟即可。

接着,要汇报分析的目的,一句话说明分析的目的是什么。

然后,汇报核心分析结论。

汇报完核心结论之后,很可能有两种结果。第一种是结论在老板们的预期之内,这种结论就很乐观了。接下来我们就不用汇报方法和具体过程了,直接汇报建议和解决方案就可以了。

第二种是结论不在老板的预期之内。这时候就要详细解释得出这样结论的原因、具体分析过程和分析方法了。

最后,汇报建议和解决方案。

(2)如果汇报对象是直接上司
直接上司与管理决策层不太一样,他更关心工作的进度。所以在汇报的时候,按如下顺序:
首先,汇报工作进度。
接着,汇报核心分析结论。分析背景和目标直属上司基本都知道,不需要过多的说明。
之后,汇报分析方法和具体分析过程。
最后,汇报解决方案和建议。
(3)如果汇报对象是业务线的平级人员
业务线的平级人员,这个位置决定了他非常关注分析方法和过程。因为他还需要向上一级负责人去汇报,去说服上一级的老板。所以,他们必须先验证我们的方法是否科学,分析过程是否严谨,论据是否可靠,数据是否真实,这样才能保证结论的正确,他才有信心获取上级的信任。所以,在和业务线平级汇报的时候,一定要详细说明分析方法和具体分析过程。
首先,直接汇报核心分析结论。分析背景和目的在立项的时候已经明确,这里不需要再去过多阐述。
之后,汇报分析方法。
接着,汇报具体分析过程。
最后,汇报建议和解决方案。

5. 现场汇报注意事项清单

除了汇报次序之外,现场汇报时,我们还要掌握好每个模块的汇报时间,将70%的时间花在讲结论、原因和建议上,背景、方法、目的以及研究过程,都要尽量少花时间去讲。
话术也是影响汇报成败的一个重要原因,要避免使用专业术语,学会使用打比方,在使用数字时紧跟数字揭示的业务含义。
汇报后的提问和答疑环节非常考验一个人的反应能力。提前准备问题可以提升反应速度;同时,我们也不能一味被动,要适时学会反问;非自己职责范围内的,要学会停顿,等待别人回答;最后实在无法回答的,要承认不足,标记为to do,后续单独汇报。

汇报后,一张清单跟进Todo

汇报之后,老板会对你的汇报做一些点评,会对汇报中涉及的内容进行后续的安排。这时候我们一定要落实好这些To do事项。

6. 会议To do清单

而要落实好,一定要有一个清单或List。清单中应该包含什么?主要包括Todo的事项、事项的负责人、每个人负责的具体内容、交付结果、以及交付周期。

有了清单之后,我们需要把这个清单发送给所有参会人员,并在群里@相关负责人告知其后续需要跟进的事项。

这样,相关人员就知道如何去跟进和处理之后的事情,整个项目就能够顺畅地执行下去,形成闭环了。之后如果出现相关问题,也能够找到相关的责任人。

*文章为作者独立观点,仅供参考。


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来源:刘润

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